flag Судова влада України

Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел

Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46

Положення про канцелярію Олександрівського районного суду Донецької області

ЗАТВЕРДЖУЮ:

Керівник апарату Олександрівського районного суду

__________Л.Ю. Куренна

28.07.2011 року

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

Про канцелярію

Олександрівського районного суду

 Донецької області

  

1.  Загальні положення

 

       1.1. В   апараті   Олександрівського районного суду Донецької області (далі суду) утворена та функціонує канцелярія,  яка  щоденно  протягом  робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів,  що подаються. Канцелярія   також  викону інші   завдання,  визначені цим положенням.

 1.2 Канцелярія Олександрівського районного суду Донецької області (далі суду) є структурним підрозділом Олександрівського районного суду Донецької області  та підпорядковується безпосередньо керівнику апарату.

1.3.    Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про боротьбу з корупцією» та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями  та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, цим Положенням. 

1.4.  Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.

 2.  Структура  канцелярії

 2.1.  Структура і штатна чисельність канцелярії (як  і всього апарату)  суду за поданням голови суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Донецькій області.

2.2.   До складу канцелярії входять старший секретар суду, консультант суду, секретарі суду та архіваріус суду.

2.2.1. Канцелярію суду очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду.

2.3.   Обов’язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.

 3.      Основні завдання 

2.1. Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

2.2. Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.

2.3. Здійснення прийому громадян.

2.4. Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.

2.5. Систематизація законодавства України та судової практики.

2.6. Забезпечення зберігання речових доказів.

2.7. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

 4. Функції

 3.1. Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.

3.2. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

3.3. Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

3.4. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

3.5. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.

3.6.  Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.

3.7.  Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

3.8.  Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, контроль за достовірністю та своєчасністю їх складання та оформлення.

3.9.  Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

3.10.  Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

3.11.  Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

3.12.  Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

3.13.  Належне здійснення прийому громадян.

3.14. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
надійшли з інших судів України та іноземних держав.

3.15. Ведення обліково-статистичних карток як в електронному так і в паперовому вигляді.

3.16.  Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

3.17.  Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

3.18. Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

3.19. Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.

3.20. За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

3.21. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

3.22. Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за допомогою техніко-технологічних засобів.

3.23.  Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Волинській області та відповідному територіальному управлінню статистики за своїм місцезнаходженням.

 3.24. Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.

3.25.  Проведення аналізу даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства у кожен звітний період.

3.26.  Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.

3.27.  Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики. 

3.28.  Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.

3.29. Організація  роботи  архіву  суду.

3.29.1. Забезпечення зберігання документів, які  надійшли до архіву суду.

3.29.2.  Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів,  що закінчені діловодством.

 3.29.3.  Згідно з чинними правилами шифрування справ.

 3.29.4.   Здійснення  контролю  за  систематизацією,  розміщенням та обліком  справ,  які  здані  до  архіву,  виконання  цієї  роботи.

 3.29.5.  Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

 3.29.6.   Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

 3.29.7.   Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.

3.29.8.  Контроль за  додержання  правил  протипожежної  безпеки  в  приміщенні  архіву.

 3.30.    Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.

 3.30.1.  Своєчасність доставки листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.

3.30.2.  Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

 4. Організація роботи

 4.1.    Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

 4.2.    Старший секретар несе персональну відповідальність за:

 4.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї   задач і функцій.

4.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

4.2.3.  Збереженість прийнятих у роботу документів.

4.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

4.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

 4.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

 4.4. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

4.5. Посадові обов'язки кожного працівника канцелярії установлюються виходячи із завдань, визначених цим Положенням, та затверджуються керівником апарату суду.

 4.6. Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

4.7.  У разі відсутності старшого секретаря  або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

 5. Права

 5.1. Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.

 5.2. В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

 5.3.  Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

 5.4.   Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

 5.5. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.