Порядок використання, зберігання, знищення гербової печатки, та інших печаток і штампів

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом голови

Олександрівського районного суду

Донецької області

№ 11 від 20 січня 2014 року

П О Р Я Д О К

використання, зберігання, знищення гербової печатки

та інших печаток і штампів  Олександрівського районного суду

Донецької області

I. Загальні положення

            1.1. Порядок використання, зберігання, знищення гербової печатки та інших печаток і штампів Олександрівського районного суду Донецької області (далі Порядок) розроблено на  виконання вимог п. 12 до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних та кримінальних справ, затвердженої  наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173.

1.2. Цей Порядок визначає правові та організаційні засади використання, зберігання, знищення гербової печатки та інших печаток і штампів Олександрівського районного суду Донецької області (далі суду). 

1.3 У цьому порядку терміни вживаються у такому значенні:

відповідальний працівник (особа) суду– працівник (особа) апарату суду, який (яка) відповідно до посадових обов’язків здійснює опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції суду, забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, станом ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі, роботу з речовими доказами, роботу з архівом тощо;

гербова печатка суду— це печатка, що має в центрі кліше друку дзеркальне відображення Державного герба України, що засвідчує підпис посадових осіб, яким делеговано право підпису документів по напрямах їх діяльності.

керівництво суду – голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, його заступник, особи, які виконують їх обов’язки;

номенклатура справ – обов’язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання;

працівники суду – судді, працівники апарату суду;

печатка — спеціальний інструмент, призначений для відбитку зображення, а також отримуваний за його допомогою круглий відбиток (відтиск) на папері  та інших матеріалах, якій містить в собі інформацію про повне найменування суду та ідентифікацій код установи, ставиться на документах чи упаковці, використовується для посвідчення справжності підпису або цілого документу.

штамп суду - це спеціальний інструмент, призначений для відбитку зображення, а також отримувана за його допомогою спеціальна форма (кліше), різновид печатки переважно у вигляді прямокутника, що застосовується для отримання відбитків на папері чи іншому матеріалі й містить на поверхні рельєфне або заглиблене дзеркальне відображення тексту з назвою відповідного органу державної влади, підприємства, установи, організації, у тому числі й комерційної, із зазначенням юридичної адреси, ідентифікаційних позначень, (номер, код), або будь-яких інших відомостей.

ІІ. Зберігання та облік печаток та штампів суду

2.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду.

2.2 Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (Додаток 12 до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних та кримінальних справ, затвердженої  наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173).

2.3 Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Печатки та  штампи суду передавати стороннім особам заборонено.

2.4 Порядок використання, зберігання, знищення гербової печатки та інших печаток і штампів суду, а також посадові особи, відповідальні за їх використання, зберігання, знищення, визначаються організаційно-розпорядчим документом голови суду.

2.5  Знищення гербової печатки та інших печаток, штампів здійснюється за актом  з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

2.6 Журнал обліку використання і зберігання печаток та штампів суду включається до номенклатури справ суду. Даний журнал прошивається, нумерується, підписується головою суду та опечатується.

2.7 У журналі повинні міститись відбитки всіх печаток і штампів, що використовуються в діяльності суду, а також підписи відповідальних працівників (осіб).

2.8 Обов*язок щодо загального обліку та зберігання всіх печаток і штампів суду покладається на матеріально-відповідальну особу – старшого секретаря суду (особу, що виконує його обов*язки).

Контроль за здійсненням загального обліку та зберігання всіх печаток і штампів суду покладається на керівника апарату суду (особу, що виконує його обов*язки).

2.9 Повноваження щодо використання та зберігання печаток і штампів суду в залежності від посадових обов*язків надаються наступним працівникам:

- старший секретар суду: гербова печатка суду, печатка «Канцелярія», штам «З оригіналом згідно»;

- секретар-друкарка: кутовий штамп, штамп для конвертів, штамп «Судова повістка», штамп «Судове повідомлення», штамп «Повістка про виклик до суду»

- консультант суду: штамп для одержання документів

- заступник керівника апарату суду – печатка «Для довідок», штам «З оригіналом згідно», штам «До архіву», штам «Строк зберігання»

- помічники  суддів: штам «До архіву», штам «Строк зберігання»

- особа відповідальна за перевірку справ до направлення їх до суду апеляційної інстанції: штамп «Оформити до апеляційної інстанції»

ІІІ. Використання печаток та штампів суду

3.1 Повноваження щодо використання та зберігання печаток і штампів суду здійснюють працівники апарату суду, які займають посади, зазначені у п. 2.9 цього Положення.

3.2 На час фактичної відсутності основного працівника, якому надано повноваження щодо використання та зберігання печаток і штампів суду його функції та завдання виконує працівник, на якого згідно відповідного розпорядчого документу керівництва суду покладено виконання обов*язків.

3.3 Голова суду, його заступник, керівник апарату суду, його заступник (особи що виконують їх обов*язки) мають загальний доступ та повноваження щодо використання та зберігання печаток і штампів суду у невідкладних ситуаціях та з метою належного організаційного забезпечення діяльності суду, уникнення порушення строків, порядку оформлення документів тощо.

3.4. Відбитком гербової печатки суду засвідчуються:

копії судових рішень, постановлених судом;

акти виконання робіт;

відгуки на дисертації, що направляються до Департаменту атестації кадрів Міністерства освіти і науки України, та на автореферати дисертацій;

договори про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, договори підряду, оренди приміщень, про виконання робіт тощо;

подання та клопотання про нагородження;

титульні списки;

урядові телеграми;

акти звірки розрахунків;

журнали реєстрації довіреностей;

листи щодо фінансових операцій (гарантійні, узгоджувальні тощо);

розрахунки вихідної допомоги суддям;

документи, що застосовуються у процесі виконання бюджету;

інші документи, на яких наявність відбитку гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами.

3.5. Відбитком малої гербової печатки суду засвідчуються посвідчення працівників апарату, документи суду з кадрової роботи, інші документи, визначені розпорядженням голови або керівника апарату суду.

3.6.Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці з позначкою "МП".

3.7 Відбиток штампу «До архіву» та «Строк зберігання» ставиться у верхньому лівому куті обкладинки судової справи чи справи за номенклатурою суду.

3.8 Відбиток штампу «Оформити до апеляційної інстанції» ставиться на середині верхнього поля обкладинки судової справи, після її перевірки відповідальною особою.

3.9 Штамп для одержання документів проставляється у нижньому правому куті документа, або в іншому вільному від тексту місці.

3.10 Штамп для конвертів проставляється на верхньому лівому куті конверту з поштовим відправлення, яке направляється від імені суду.

3.11 Штамп «Судова повістка», «Судове повідомлення» та «Повістка про виклик до суду» проставляється на конверті з відповідним поштовим відправлення, яке направляється від імені суду, таким чином, щоб він не приховував іншої інформаціє, яка міститься на відповідних позначках на конверті.

3.12 На документах, які розсилаються не на бланках суду у верхньому лівому куті проставляється кутовий штамп.

3.13 Штамп «З оригіналом згідно» проставляється на документах, які необхідно посвідчити на предмет відповідності оригіналам таким чином, щоб відбиток штампу охоплював останні декілька літер тексту (зображення чи іншої інформації, що міститься в документі)

IV. Знищення печаток та штампів суду

              4.1  Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом  з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

              4.2 Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається у службі діловодства, другий – у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися.

              4.3 Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби – шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі – розрізанням на малі нез’єднувані, невідновлювані частини; пластмасові – шляхом механічного розбивання на такі ж нез’єднувані, невідновлювані частини.

Керівник апарату 

Олександрівського районного суду                                                                             Л.Ю. Горченко

Донецької області